Jak przygotować się do przeprowadzki biura?

Przewóz rzeczy ze starej do nowej siedziby firmy może stanowić duże wyzwanie. Aby nie uszkodzić cennych sprzętów, należy je odpowiednio zabezpieczyć. Samo wypakowywanie zawartości szaf zajmuje długie godziny, a przecież trzeba jeszcze wszystko przewieźć i wypakować – to czas, w którym firma nie pracuje, czyli nie zarabia. Przeczytaj artykuł i sprawdź, jak najlepiej przygotować się do przeprowadzki biura firmowego!

Zaplanowanie przeprowadzki biur

Zanim upłynie termin najmu obecnego lokalu firmowego, drobiazgowo zaplanuj przeprowadzkę biura. Wyznacz konkretną datę i osoby, które Ci w tym pomogą. Przypisz zadania do osób. Dobra organizacja pozwala zaoszczędzić czas i uniknąć nerwowej atmosfery. Jeśli to możliwe, zaplanuj przeprowadzkę biura na weekend, być może łącznie z piątkiem, w zależności od wielkości zajmowanego lokalu i ilości trzymanych w nim rzeczy. Jeśli wybierzesz środek tygodnia, firma będzie musiała przerwać pracę, a w efekcie nie będzie zarabiać.

Rozpisz na kartce kroki, które trzeba wykonać, aby przejść do kolejnego etapu przeprowadzki biura. Przykładowo pracownik A nie będzie mógł zacząć rozkręcać mebli, póki pracownik B nie wypakuje zawartości. Postaraj się rozplanować zajęcia w taki sposób, aby pomagające Ci osoby nie wchodziły sobie w drogę ani nie musiały stać bezczynnie. Upewnij się też, że przewóz rzeczy pomiędzy siedzibami firmy nie odbędzie się na ostatnią chwilę. Powinieneś mieć zapas czasu przeznaczony na margines błędu, gdyby przeprowadzka biura szła wolniej, niż założyłeś.

Jeśli interesuje Cię także przeprowadzka magazynu, zobacz naszą ofertę.

Przeprowadzki biura – kroki

Kiedy już ustalisz datę, wyznaczysz osoby i przypiszesz im zadania, musisz zaplanować konkretne kroki na dzień przeprowadzki biura. Zaliczają się do nich:

1. Sporządzenie listy przewożonych rzeczy – można to robić w trakcie pakowania, aby niczego nie pominąć.
2. Wypakowanie rzeczy z szaf.
3. Zabezpieczenie cennych przedmiotów w kartonach, np. za pomocą folii bąbelkowej, gazet, miękkich materiałów.
4. Rozkręcenie mebli, których przewóz będzie niemożliwy w całości.
5. Opisanie zawartości kartonów na ścianach pudeł, np. markerem, a także oznaczenie czerwonym kolorem lub w inny sposób tych, w których przewożone są przedmioty kruche.
6. Jako szczególne potraktuj także te kartony, w których przewożone są dokumenty zawierające dane osobowe pracowników, klientów, kontrahentów. Zadbaj o poufność danych w świetle RODO podczas przeprowadzki biura.
7. Ustalenie, które pudła postawić na których – kieruj się wielkością, wagą i podatnością na uszkodzenia umieszczonych w nich rzeczy.

Jeśli nie wszystkie przedmioty ze starego biura będą Ci potrzebne w nowym, odpowiednio wcześnie zaplanuj, co z nimi zrobić. Sprzedaj, oddaj bądź skontaktuj się z firmą wywozową. Pamiętaj, że przedmiotów wielkogabarytowych nie można zostawić przy śmietniku ot tak!

Przewóz rzeczy z biura do biura – transport

Najkorzystniejszym rozwiązaniem w kontekście transportu – przewozu rzeczy – jest skorzystanie z usług profesjonalnej firmy przeprowadzkowej, takiej jak ABC Kraków. Warto wiedzieć, że zajmujemy się również wszystkimi zadaniami wymienionymi do tej pory, a więc m.in. pakowaniem, rozkręcaniem mebli, oznaczaniem kartonów. Zrobimy to szybciej i sprawniej niż Ty, bo mamy wprawę. Jeśli jednak preferujesz samodzielną przeprowadzkę biura, pamiętaj o:

• wynajęciu samochodu bądź samochodów, które pomieszczą wszystkie przewożone rzeczy. Powinien to być pojazd wyposażony w akcesoria do zabezpieczania przedmiotów, np. pasy, a także mający dobrą amortyzację, by sprzęt nie obijał się o siebie,
• zaparkowaniu jak najbliżej siedziby firmy. Przeprowadzki biura wymagają noszenia licznych i ciężkich rzeczy, więc zatrzymanie się tuż przy budynku jest nieocenionym ułatwieniem. Uwaga! Zaplanuj przeprowadzkę w godzinach, w których na parkingu nie będzie tłoczno. Upewnij się też, że tego dnia nikt nie zajmie „Twoich” miejsc postoju,
• wyznaczeniu najkorzystniejszej trasy przewozowej – niekoniecznie najkrótszej. Wybierz te drogi, które są równe i pozwalają jechać stabilnie,
• ponownym zaparkowaniu blisko budynku – w miejscu, dzięki któremu noszenie przewożonych rzeczy pójdzie sprawnie.

Dlaczego warto skorzystać z firmy oferującej przeprowadzki biur?

Przeprowadzki biura to nie lada wyzwanie. Jeśli organizacja Cię przerasta, nie masz ludzi do pomocy bądź chcesz maksymalnie skrócić czas, w którym firma nie funkcjonuje i nie zarabia, możesz powierzyć zadanie firmie przeprowadzkowej. ABC Kraków zrobi wszystko za Ciebie, i to w dogodnym dla Ciebie terminie.

Osobną, nie mniej ważną kwestię stanowi odpowiedzialność za przewóz rzeczy i potencjalne uszkodzenia. Sprzęt firmowy jest drogi, a zniszczenie go może prowadzić do przestojów w działaniu firmy lub większych problemów (np. gdy uszkodzi się dysk z istotnymi danymi). Firma przeprowadzkowa dysponuje profesjonalnymi pojazdami i wysokiej jakości zabezpieczeniami. Mało tego, ABC Przeprowadzki bierze odpowiedzialność za przewożone przedmioty. Dajemy Ci gwarancję, że nic nie ulegnie uszkodzeniu.

Jeżeli chcesz poznać cenę przeprowadzki biura, skontaktuj się z nami. Dokonujemy wyceny indywidualnie w oparciu o położenie lokalu, liczbę przewożonych rzeczy i zlecenie dodatkowych zadań, np. rozkręcenia mebli, zapakowania przedmiotów, złożenia mebli w nowym biurze. Czekamy na Twój telefon!